1. Definiciones
Para efectos de las presentes Políticas, las expresiones escritas con mayúscula inicial tendrán el significado que se les otorga a continuación. Dicho significado aplicará tanto al plural como al singular, o a cualquier conjugación, de dichas expresiones.
1.1. “Autorización” significa el consentimiento (otorgado de acuerdo con lo previsto en las normas aplicables) del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
1.2. “Base de Datos” significa el conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
1.3. “Colombia” significa la República de Colombia.
1.4. “Dato Personal” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
1.5. “Encargado del Tratamiento” significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de la Responsable del Tratamiento.
1.6. “Parte” significa cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, (a) involucrada (directa o indirectamente) en una Relación o (b) involucrada (directa o indirectamente) en Tratos Preliminares.
1.7. “Políticas” significa las presentes Políticas de Tratamiento de la Información.
1.8. “Relación” significa cualquier relación contractual, comercial, obligacional o similar incluyendo, pero sin limitación a, cualquier relación contractual, comercial, obligacional o similar en que la Responsable del Tratamiento sea (directa o indirectamente) parte, participe activa o inactiva, fideicomitente, socia (incluyendo, pero sin limitación a, socia comanditaria), accionista, intermediaria, comisionista, corredora, mediadora, terciaria, apoderada, poderdante, mandataria, agente oficiosa o similar. La expresión “Relación” incluye, pero no está limitada a, (a) la etapa en la cual la relación contractual, comercial, obligacional o similar se encuentra vigente o similar y (b) la etapa posterior al momento en el cual la relación contractual, comercial, obligacional o similar pierde vigencia, es anulada, termina o similar.
1.9. “Responsable del Tratamiento” significa la sociedad por acciones simplificadas identificada en la Sección 2 de las presentes Políticas.
1.10. “Titular” significa la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
1.11. “Transferencia” significa los casos en que la Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
1.12. “Transmisión” significa el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de la Responsable del Tratamiento.
1.13. “Tratamiento” significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.14. “Trato Preliminar” significa cualquier trato preliminar (incluyendo, pero sin limitación a, cualquier actividad precontractual, cualquier actividad extracontractual, la presentación o modificación de ofertas, cualquier negociación, cualquier conversación, la presentación o aceptación de cartas de intención, cualquier actividad de publicidad o mercadeo, o similar) con respecto a una posible Relación.
2. Responsable del Tratamiento
La Responsable del Tratamiento es la siguiente sociedad por acciones simplificadas:
- Razón social: C8 S.A.S.
- Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
- Dirección física: Carrera Diez Número Ochenta y Dos Diecisiete. Unidad Seiscientos Uno.
- Correo electrónico: contacto [arroba] C8fincaraiz [punto] com.
- Teléfono: Tres Diez Ocho Seis Nueve Ocho Cinco Siete Dos.
3. Finalidades
Los Datos Personales serán utilizados para las siguientes finalidades:
3.1. Vinculación, ejecución o terminación de Relaciones o Tratos Preliminares.
3.2. Cumplimiento o ejecución de Relaciones, Tratos Preliminares u obligaciones o derechos que emanen, (directa o indirectamente) de Relaciones o Tratos Preliminares.
3.3. Contacto (incluyendo, pero sin limitación a, envío de información) con las Partes o los Titulares con respecto a cualquier Relación o Trato Preliminar.
3.4. Gestión y mantenimiento de cualquier Relación o Trato Preliminar.
3.5. Mantenimiento y procesamiento de cualquier tipo de información relacionada con los negocios de las Partes o los Titulares incluyendo, pero sin limitación a, negocios que involucren (directa o indirectamente) Relaciones o Tratos Preliminares.
3.6. (a) Adelantamiento de procesos de selección, contratación o similares, y (b) contratación de productos, servicios, empleados o similares.
3.7. Cumplimiento con los procesos internos de la Responsable del Tratamiento en materia de administración de proveedores y contratistas.
3.8. Mercadeo, comercialización, desarrollo, promoción, invitación, comunicación, información o similares de (o con respecto a) productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, presentaciones, actividades, actualizaciones, ponencias, contenidos, novedades, noticias, o similares incluyendo, pero sin limitación a, mercadear o comercializar productos o servicios, o informar acerca de novedades o promociones.
3.9. Envío o recepción de mensajes (incluyendo, pero sin limitación a, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de WhatsApp u aplicaciones similares, o llamadas telefónicas) (a) con respecto a cualquiera de los fines previstos en las presentes Políticas (incluyendo, pero sin limitación a, la Sección 3.8 anterior), o (b) de forma general, con fines comerciales, publicitarios, o de atención a las Partes o a los Titulares.
3.10. Evaluación de la calidad de productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, presentaciones, actividades, actualizaciones, ponencias, contenidos, novedades, noticias, o similares.
3.11. Registro y almacenamiento de (a) información de las Partes y los Titulares en la(s) Base(s) de Datos de la Responsable del Tratamiento e (b) información estadística.
3.12. Procesos de archivo, actualización de sistemas, protección y custodia de información y Base(s) de Datos, y similares de la Responsable del Tratamiento.
3.13. Cumplimiento con procesos de la Responsable del Tratamiento con fines de desarrollo operativo o de administración de sistemas.
3.14. Cumplimiento o ejecución de (a) obligaciones contractuales, legales, regulatorias o similares de la Responsable del Tratamiento, (b) políticas internas de la Responsable del Tratamiento, y (c) órdenes de autoridades competentes.
3.15. Ejercicio de derechos contractuales, legales, regulatorios o similares de la Responsable del Tratamiento.
3.16. Soporte en procesos de auditoría interna y externa de la Responsable del Tratamiento.
3.17. Seguridad, y control y prevención del fraude y el lavado de activos.
3.18. Desarrollo del objeto social y actividades de la Responsable del Tratamiento.
3.19. Las demás finalidades que surjan del desarrollo de una Relación o Trato Preliminar, o demás finalidades que determinen los Encargados del Tratamiento o la Responsable del Tratamiento y que sean Autorizadas.
3.20. Las demás finalidades permitidas por las normas aplicables.
4. Tratamiento
Con el propósito de lograr las finalidades descritas en la Sección 3 de las presentes Políticas, la Responsable del Tratamiento podrá realizar los siguientes Tratamientos:
4.1. Acceder, almacenar, analizar, catalogar, clasificar, comparar, compartir, comprobar, conocer, consultar, corroborar, distribuir, dividir, divulgar, enviar, evaluar, estudiar, gestionar, investigar, ordenar, personalizar, procesar, recolectar, revelar, separar, Transferir, Transmitir, Tratar, usar, utilizar, validar, verificar, o similares.
4.2. Los demás Tratamientos que surjan del desarrollo de una Relación o Trato Preliminar, o que determinen los Encargados del Tratamiento o la Responsable del Tratamiento y que sean Autorizados.
4.3. Los demás Tratamientos permitidos por las normas aplicables.
5. Derechos de los Titulares
Los Titulares tienen los siguientes derechos:
5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Responsable del Tratamiento o a los Encargados del Tratamiento.
5.2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Responsable del Tratamiento, salvo cuando dicha Autorización sea exceptuada como requisito para el Tratamiento por las normas aplicables.
5.3. Ser informado por la Responsable del Tratamiento o los Encargados del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.5. Revocar la Autorización o solicitar la supresión de Datos Personales (a) cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o (b) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del Dato Personal, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la referida Base de Datos.
5.6. Acceder, de acuerdo con las normas aplicables, a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Solicitudes
La Responsable del Tratamiento ha designado a su Área Administrativa como responsable de:
6.1. La recepción y atención de peticiones, consultas y solicitudes; y
6.2. La recepción y atención de solicitudes de los Titulares para ejercer los derechos previstos en la Sección 5 de las presentes Políticas.
Los datos de contacto del Área Administrativa de la Responsable del Tratamiento son los siguientes:
- Atención: Administración – C8 S.A.S.
- Dirección: Carrera Diez Número Ochenta y Dos Diecisiete. Unidad Seiscientos Uno.
Bogotá D.C., Colombia. - Correo electrónico: contacto [arroba] C8fincaraiz [punto] com.
- Teléfono: Tres Diez Ocho Seis Nueve Ocho Cinco Siete Dos.
7. Procedimiento para Ejercer los Derechos de los Titulares
7.1. Legitimación
Los derechos de los Titulares previstos en la Sección 5 de las presentes Políticas podrán ejercerse por las siguientes personas:
7.1.1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad por medio de la presentación de su documento de identidad.
7.1.2. Por los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad por medio de la presentación de (a) su documento de identidad, (b) el registro civil de defunción del Titular, (c) el documento que acredite la calidad en la que actúa, y (d) copia del documento de identidad del Titular.
7.1.3. Por el representante legal o apoderado del Titular, quien deberá acreditar tal calidad por medio de la presentación de (a) su documento de identidad, (b) el documento que acredite la calidad en la que actúa, y (c) copia del documento de identidad del Titular.
7.2. Consultas
Las personas previstas en la Sección 7.1 de las presentes Políticas podrán consultar los Datos Personales del Titular en la(s) Base(s) de Datos de la Responsable del Tratamiento. Para estos propósitos:
7.2.1. La persona prevista en la Sección 7.1 de las presentes Políticas deberá formular la consulta por medio de correo electrónico dirigido al Área Administrativa de la Responsable del Tratamiento, cuyos datos de contacto se encuentran en la Sección 6 de las presentes Políticas, anexando los documentos requeridos en la Sección 7.1 de las presentes Políticas y las normas aplicables. Adicionalmente, los documentos requeridos en la Sección 7.1 de las presentes Políticas y las normas aplicables deberán ser enviados (en original) a la dirección física del Área Administrativa de la Responsable del Tratamiento.
7.2.2. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
7.2.3. En caso que no sea posible atender la consulta dentro del término previsto en la Sección 7.2.2 de las presentes Políticas, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.3. Solicitudes de corrección, actualización, rectificación o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de deberes contenidos en Ley Estatutaria 1581 de 2012
Las personas previstas en la Sección 7.1 de las presentes Políticas podrán presentar una solicitud a la Responsable del Tratamiento cuando consideren que los Datos Personales contenidos en la(s) Base(s) de Datos de la Responsable del Tratamiento deben ser objeto de corrección, actualización, rectificación o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Para estos propósitos:
7.3.1. La persona prevista en la Sección 7.1 de las presentes Políticas deberá formular la solicitud por medio de correo electrónico dirigido al Área Administrativa de la Responsable del Tratamiento, cuyos datos de contacto se encuentran en la Sección 6 de las presentes Políticas. En dicha solicitud, el interesado deberá: (a) anexar los documentos requeridos en la Sección 7.1 de las presentes Políticas y las normas aplicables; (b) identificar al Titular; (c) describir los hechos que dan lugar a la solicitud; (d) incluir los datos de contacto (incluyendo, pero sin limitación a, la dirección física y de correo electrónico) del interesado; (e) identificar el objetivo perseguido con la solicitud (actualización, corrección o supresión de Datos Personales, o cumplimiento de deberes); y (f) anexar los demás documentos que quiera hacer valer. Adicionalmente, todos los documentos anexados a la solicitud deberán ser enviados (en original) a la dirección física del Área Administrativa de la Responsable del Tratamiento.
7.3.2. Si la solicitud resulta incompleta, el Área Administrativa de la Responsable del Tratamiento requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido de la solicitud.
7.3.3. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverla, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
7.3.4. Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
7.3.5. El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. Vigencia y Modificación
8.1. Las presentes Políticas rigen a partir de junio de dos mil veinte (2020) y reemplazan cualquier documento o política anterior relacionado con el objeto de estas Políticas.
8.2. Las presentes Políticas pueden ser modificadas en cualquier momento. Sujeto a lo previsto en la Sección 8.3 de las presentes Políticas, las modificaciones tendrán vigencia de forma inmediata a partir de la fecha de su expedición.
La versión más reciente y aplicable de las Políticas estará disponible en C8fincaraiz.com. Cualquier modificación a las Políticas será incorporada y publicada en el mismo sitio.
8.3. En caso de haber modificaciones sustanciales referidas a la identificación de la Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales, las cuales puedan afectar el contenido de la Autorización, la Responsable del Tratamiento comunicará dichas modificaciones a los Titulares por medio de la publicación de dichas modificaciones en C8fincaraiz.com a más tardar al momento de implementar las modificaciones a las Políticas. Adicionalmente, cuando la modificación se refiera a finalidades del Tratamiento, la Responsable del Tratamiento obtendrá una nueva Autorización de los Titulares.
8.4. Los Datos Personales permanecerán en la(s) Base(s) de Datos de la Responsable del Tratamiento durante el período que sea necesario para lograr las finalidades con que se han registrado.
9. Otros
En lo no regulado en las presentes Políticas, la Responsable del Tratamiento cumplirá con los requisitos mínimos previstos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.